Servizio conservazione documenti informatici (Det. 564/2018 – € 366)

ASSUNZIONE IMPEGNO DI SPESA PER RINNOVO SERVIZIO DI CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI


IL RESPONSABILE DELL’AREA TECNICA LAVORI PUBBLICI
RICHIAMATE:
Deliberazione di Consiglio Comunale n. 77 del 27.12.2017 ad oggetto  “Approvazione
Bilancio di Previsione 2018-2020”;
 La deliberazione di Giunta Comunale n. 3 del 17.01.2018, con la quale è stato approvato il
“Piano Esecutivo di Gestione per l’anno 2018”;
PREMESSO che:
 Attualmente l’Ente ha in dotazione le procedure fornite da Halley Informatica, per la
redazione degli atti amministrativi;
 In maniera graduale il comune ha iniziato un percorso di digitalizzazione dei documenti già
dal 2015, pertanto l’originale non è consiste più nel documento cartaceo, ma bensì in quello
elettronico, e ciò consegue che tutti i documenti firmati con firma elettronica devono essere
conservati a norma da un ente conservatore accreditato;
 Attualmente la conservazione a norma dei documenti è effettuata dalla ditta Accatre s.r.l.
con sede in Marcon;
VISTI:
– il D.P.C.M. 13.11.2014 “Regole tecniche in materia di formazione trasmissione copia
duplicazione riproduzione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”;
– il D.P.C.M. 03.12.2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico” e in particolare l’art. 7
comma 5 che testualmente recita: “Il Registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la
giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità
del contenuto”;
– la Legge n. 244 del 24.12.2007 “Istituzione della fattura elettronica”;
– il D.M. del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, ed in particolare
l’art. 3 “Conservazione dei documenti informatici ai fini della loro rilevanza fiscale”;
– il Codice di Amministrazione Digitale “Capo III Formazione gestione e conservazione dei
documenti informatici” ed in particolare l’art. 44 e seguenti;
EVIDENZIATO che la normativa di riferimento definisce i tempi entro i quali le P.A. devono
adeguare i propri procedimenti amministrativi ad una gestione totalmente digitale dei documenti e
precisamente:
– dal 16 febbraio 2015 tutte le amministrazioni pubbliche approvano un Piano di
informatizzazione delle procedure che permette la presentazione e la compilazione on line
di istanze, dichiarazioni e segnalazioni previa identificazione, attraverso il Sistema pubblico
per la gestione dell’identità digitale (SPID), di cittadini e imprese (art. 24, comma 3-bis D.L.
90/2014);
– dal 31 marzo 2015 tutte le amministrazioni pubbliche devono ricevere, gestire e conservare
le fatture elettroniche;
AREA TECNICA LAVORI PUBBLICI n. 564 del 28-12-2018 – pag. 1
dall’ 11 ottobre 2015 tutte le pubbliche amministrazioni dovranno adeguarsi – alle regole
tecniche in materia di gestione informatica dei documenti (DPCM 03.12.2013 Regole
tecniche sul protocollo informatico) provvedendo ad aggiornare i propri sistemi di protocollo
informatico e a predisporre il Manuale di gestione informatica dei documenti; in quest’ottica
si ricorda come il Registro giornaliero di protocollo dovrà obbligatoriamente essere
generato in modo informatico e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al
sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità del contenuto;
– dall’11 agosto 2016 tutte le pubbliche amministrazioni saranno obbligate a produrre gli
originali dei propri documenti in formato digitale, fissando i criteri cui il documento dovrà
uniformarsi per essere pienamente valido;
– dal 1 aprile 2017 tutte le pubbliche amministrazioni dovranno adeguare i sistemi di
conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del DPCM 03.12.2013;
CHE l’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di conservazione ai sensi
degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del
Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, prevede la
possibilità di affidare il procedimento di conservazione, in tutto o in parte, ad altri soggetti pubblici o
privati;
CONSIDERATO che risulta necessario continuare con il servizio di conservazione sostitutiva dei
documenti informatici originali firmati digitalmente, nel rispetto delle norme vigenti ed, in
particolare, conformemente a quanto previsto dal D.Lgs. n. 82/2005;
 altresì che le pratiche edilizie dell’ufficio urbanistica ed edilizia privata sono gestite in
formato digitale tramite il portale UNIPASS, che non garantisce la conservazione a norma
delle stesse;
 che il portale di conservazione documentale attualmente in uso dal comune ha
implementato il modulo per la conservazione degli allegati del protocollo;
RITENUTO pertanto opportuno procedere all’attivazione del nuovo driver di conservazione in
modo da poter conservare a norma anche gli allegati che transitano per il protocollo;
VALUTATO di usufruire del mercato elettronico per le pubbliche amministrazioni offerto da consip,
quale piattaforma per la stipula di una trattativa diretta con la ditta Accatre per la conservazione
degli atti digitale;
 pertanto la stipula della trattiva diretta n. 766069 con la quale la ditta Accatre ha fatto un
offerta pari ad € 3.900,00 oltre ad iva 22%, e ritenuta congrua.
CONSIDERATO che, ai sensi dell’art. 36, comma 2, lettera a) del Codice dei contratti pubblici, per
importi inferiori a 40.000 euro, si può procedere mediante affidamento diretto;
ACQUISITI ai sensi dell’art. 147 bis del D.Lgs. 267/2000:
 il decreto di nomina del Responsabile del Servizio tecnico Lavori Pubblici n. 3 del
31/03/2018;
 il parere favorevole in ordine alla regolarità contabile da parte del Responsabile dell’Area
Economico – Finanziaria -Tributi Martin Levis;
VISTO:
 il parere favorevole, in ordine alla regolarità tecnica da parte del Responsabile del Servizio
tecnico Lavori Pubblici;
 l’art. 107 del D. L.vo n. 267 del 18 agosto 2000;
 la normativa applicabile ed in particolare il D.lgs. del 18.08.2000 n. 267 e gli articoli 2222 e
seguenti del Codice Civile;
DETERMINA
1.di affidare il servizio di conservazione a norma dei documenti alla ditta Accatre servizi con
sede in Via Lombardi 12 – Marcon (VE);
2.di impegnare la somma complessiva di € 4.758,00 iva compresa così ripartiti:
AREA TECNICA LAVORI PUBBLICI n. 564 del 28-12-2018 – pag. 2
€ 366,00 al cap. 231  del bilancio 2018
 € 4.392,00 al cap 231 del bilancio 2019;
3.di dare atto che il CIG è ZCB26688EC
4.di dare atto che la liquidazione della spesa avverrà al ricevimento di regolare fattura;
F.to Il Responsabile del Servizio
MAZZERO ALESSANDRO

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